TORTILLERIA ELISAMA: ANEXOS

3.1.- ANÁLISIS EXPLORATORIO DE LA ESTRATEGIA DE PRODUCCIÓN.

Empresa Área:				Ref. ^a Fecha Realizado por Revisado por
Pregunta	Si	No	N/A	Observaciones
1. CUSTODIA 1.1 ¿Se han fijado claramente las responsabilidades de cada uno de los almacenistas, si existen varios? Hay que comprobar si las responsabilidades por las mercancías están correctamente asignadas a cada uno de los empleados. 1.2 ¿Son adecuadas las precauciones contra el robo? ¿Se conservan las existencias en almacenes bajo llave a los que sólo tienen acceso las personas autorizadas? Se deben fijar las responsabilidades para asegurarse de que las mercancías no pueden ser retiradas sin la debida autorización. 1.3 ¿Se encuentran las mercancías debidamente protegidas contra el deterioro físico? 1.4 ¿Verifican los almacenistas las cantidades recibidas contra los informes de producción, recepción y otros? 1.5 ¿Se hacen todas las entregas de almacén tan sólo mediante la presentación de solicitudes debidamente aprobadas y prenumeradas? Si los almacenistas deben hacerse responsables por las mercancías que están bajo su custodia, deben tener, además de un control físico sobre éstas, justificantes adecuados de las recepciones y envíos. 1.6 ¿Se exige a los almacenistas que informen acerca de las mercancías obsoletas, no utilizables, de poco movimiento o estropeadas? 1.7 ¿Aprueba un empleado responsable, la eliminación de las mercancías dañadas, obsoletas o no utilizables? 1.8 ¿Existe una política de provisiones para obsolescencia? 1.9 ¿Existe un acondicionamiento físico de los almacenes que facilite los recuentos, una protección adecuada, un cómodo manejo y una pronta localización?	X X X xx		X X X X X

Pregunta	Si	No	N/A	Observaciones
2. REGISTROS DE INVENTARIO PERMANENTE 2.1. ¿Se llevan inventarios permanentes (datos de cantidad y valor) en relación con las partidas más importantes del almacén? Los registros de inventario permanente controlan las existencias físicas que debe haber y suministran información óptima sobre las rupturas de stock que pueden producirse. 2.1.1. Se registran entradas y salidas de materia prima 2.1.2. Se registran entradas y salidas de producto en proceso 2.1.3. Se registran entradas y salidas de producto terminado 2.2. Cuando se llevan cuentas individuales, ¿se cuadra su importe periódicamente con la cuenta de control? Una parte esencial del control interno es la exigencia de que todas las cuentas auxiliares deben ser cuadradas con la cuenta de control que se ha originado independientemente. 2.3. Las personas que llevan los registros ¿son distintas de las encargadas de custodiar las existencias? Sin esta segregación, al responsable del registro puede conceder mediante anotaciones indebidas las diferencias o faltantes. Si es necesario por conveniencia reunir las dos funciones en una misma persona, el control con el mayor debe ser revisado por otro empleado. Las anotaciones en los registros deben originarse tan sólo en documentos apropiados. 2.4. ¿Se llevan registros adecuados para: 1. Las mercancías en almacén, por grupos de productos? 2. Las mercancías en poder de proveedores, en depósito, en consignación u otros? 3. Las mercancías recibidas en consignación, en calidad de préstamo, etc.? Como las mercancías expedidas en consignación son propiedad de la empresa hasta que se venden, hay que llevar el mismo control que el ejercido sobre las mercancías en almacén. Lo mismo, pero a la inversa, para las mercancías recibidas en consignación. Ello supone el establecimiento de controles en la contabilización de bienes, para evitar la posibilidad de que se incluyan estas mercancías en el inventario físico de la empresa. Se revisan periódicamente los registros con el propósito de determinar las existencias que tienen poco movimiento?	X X X	X X X

Pregunta	Si	No	N/A	Observaciones
3. INVENTARIO FÍSICO 3.1 ¿Se efectúa un recuento físico de todas las existencias en almacén (incluidas las mercancías recibidas en consignación y otras): § Al final del ejercicio económico? § Periódicamente durante el año? 3.2. Se realizan revisiones periódicas (conteos físicos) de materia prima 3.3. Se realizan revisiones periódicas (conteos físicos) de producto en proceso 3.4. Se realizan revisiones periódicas (conteos físicos) de producto terminado 3.5. Se han detectado faltantes 3.6 En relación con la mercancía enviada en consignación, en poder de proveedores, o en depósito: § ¿Se efectúa un recuento físico al final de año? § ¿Se confirman las existencias a final de año? § ¿Se efectúan recuentos físicos periódicamente? § ¿Se confirman las existencias periódicamente? La existencia física de la mercancía enviada en consignación o guardada en almacenes exteriores debe ser confirmada periódicamente a la empresa por sus tenedores. Estas confirmaciones deben basarse en recuentos físicos o registros adecuados de inventario, y han de ir firmadas por el responsable de la mercancía. Asimismo, periódicamente se deben verificar físicamente las existencias. 3.7 ¿Existe un programa definido de recuentos rotativos de las existencias? 3.8 Los procedimientos que se siguen para llevar a cabo los recuentos físicos ¿comprenden: § Unas instrucciones adecuadas por escrito § Una supervisión adecuada § Una identificación clara de las existencias dañadas y anticuadas, de los derechos, etc. § El recuento de las partidas y el acceso a las tarjetas o etiquetas de recuento por parte de personas ajenas a la custodia de las existencias. § La verificación posterior, o doble, de los recuentos y de las descripciones, en aquellos casos en los que no se llevan registros de inventario permanente o cuando las diferencias con las hojas del inventario permanente son significativas. El empleo de tarjetas o etiquetas numeradas con anticipación y debidamente controladas. La adecuada identificación del corte de producción, de envíos, de recepción de mercancías, etc. La investigación cuidadosa de los sobrantes o faltantes de importancia. El ajuste inmediato de los libros por razón de las diferencias detectadas en los inventarios físicos, debidamente aprobado por un empleado responsable que no tenga relación con el personal de almacén.		X X X

Pregunta	Si	No	N/A	Observaciones
Para asegurar una toma adecuada de inventario, se debe preparar unas instrucciones que indiquen todos los productos o inventarios, el modo de hacer el registro de tal recuento y el procedimiento para efectuar un corte satisfactorio de las salidas y entradas, de tal forma que las ventas y las compras sean registradas en el periodo adecuado. Las mercancías mantenidas en consignación deben ser adecuadamente identificadas para evitar su inclusión en el inventario. La tarea de determinar cuándo las mercancías están obsoletas, y de aprobar el reajuste de su valoración no debe encargarse a un empleado de compras, pues, de hacerse así, éste podría realizar compras excesivas y luego disponer de los bienes en su beneficio. Los empleados responsables de las existencias y de los registros de inventario no deben ser los únicos responsables de los recuentos. En cuanto al empleo de tarjetas, deben establecerse métodos para evitar la alteración de los registros y la preparación de tarjetas en las que se hagan aparecer cantidades que no existen. Todas las tarjetas- las utilizadas, las anuladas y las sobrantes- deben ser controladas por un empleado responsable. Si surgen diferencias en la comparación entre el recuento físico y los registros, deben ser investigadas por personas que no tengan acceso a las existencias. Hay que identificar la causa de las diferencias y tomar las medidas pertinentes para el futuro. *El ajuste de los registros al inventario físico debe hacerse después de que las diferencias hayan sido totalmente investigadas.*

SONDEO DE PROVEEDORES

1. Los proveedores de la empresa son:

Mas grandes que ella_X__ similares ___ mas pequeños que ella ___

2. las condiciones de compra son:

Favorables___ Normales_X__ Desfavorables___

3. los proveedores tienen presencia:

Local Regional _X__ Nacional ___ Internacional___

4. El poder de negociación de la empresa con sus proveedores es :

Alto___ Normal_X__ Bajo___

Opinión de los proveedores sobre:

E	B	R	M
	X
X
X
X

5. Cumplimiento en pagos

6. Frecuencia de los pedidos

7. Claridad en los pedidos

8. Seriedad de la empresa

SI	NO
X
X
X
X

9. Los proveedores generalmente surten a tiempo

10. Los proveedores actuales son confiables

11. Existen proveedores sustitutos para la empresa

12. La empresa los ha ido identificando

13. La principal razón por la que la empresa les compra a sus proveedores actuales es:

Precio_X__ Atención___ Calidad_X__ Servicio___ Tiempo de entrega_X___

Ubicación___ Condiciones de crédito_X__ otra cuál?_______

3.2.- ANÁLISIS DE LA ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS.

ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS

Observaciones: Si___ No___

1. Se cuenta con algún tipo de sistema de control de inventarios.

2. Se registran las entradas y salidas de mercancías.

3. Se controlan las existencias de mercancías.

4. Los productos se almacenan correctamente según sus características.

5. El almacenamiento es funcional, seguro para mercancías y empleados.

6. ¿Se realizan revisiones periódicas (conteos físicos) de los inventarios? ¿cada cuando?

7. El nivel de inventarios actual es: excesivo___ adecuado___ bajo__x_.

PRODUCTO

producto1

producto2

producto3

producto4

8. En la siguiente matriz se analizan los productos que se consideran más importantes en el proceso de producción.

Se conoce con precisión la cantidad de cada artículo en el inventario.	SI x	NO	SI x	NO	SI x	NO	SI x	NO
Se localiza rápidamente cada artículo ene. Inventario	x		x		x		x
Hay controles adecuados para su salvaguarda	x		x		x		x

9. Qué hace la empresa con los productos que tardan en vender:

Conservarlos Reponerlos por nuevos Desecharlos Rematarlos Otros ¿Qué?

SONDEO DE PROVEEDORES

1. Los proveedores de la empresa son:

Mas grandes que ella___ Similares _x__ Mas pequeños que ella ___.

2. Las condiciones de compra son:

Favorables_x__ Normales___ Desfavorables___.

3. Los proveedores tienen presencia:

Local Regional _x__ Nacional ___ Internacional___.

4. El poder de negociación de la empresa con sus proveedores es :

Alto_x__ Normal___ Bajo___.

5. Análisis de los principales proveedores:

Nombre	Productos comprados	Condiciones Contado Crédito	Monto promedio de compras mensual	Los pedidos los hace: Con Tiempo urgentes	Devuelve productos frecuentemente
Abarrotes compitas	Bolsas	x Días	$620	$ x	No
mercadito	Harina manteca	x Días	$7750	$ x	No
Santa fe	Bolillos entre otros utensilios	x Días	$50	$ x	No

Opinión de los proveedores sobre:

E	B	R	M
	x
	x
x
x

6. Cumplimiento en pagos

7. Frecuencia de los pedidos

8. Claridad en los pedidos

9. Seriedad de la empresa

SI	NO
	x
x
X
X

10. Los proveedores generalmente surten a tiempo

11. Los proveedores actuales son confiables

12. Existen proveedores sustitutos para la empresa

13. La empresa los ha ido identificando

14. La principal razón por la que la empresa les compra a sus proveedores actuales es:

Precio_x__ Atención___ Calidad___ Servicio___ Tiempo de entrega____

Ubicación___ Condiciones de crédito___ otra cuál?_______

CAPACIDAD INSTALADA Y APROVECHADA

Número de maquinas destinadas a producción:_2___

Tipo de mantenimiento que les da:

Preventivo____ Correctivo__x__ Frecuencia____

Número de empleados destinados a la producción:_5___

Antigüedad promedio de la maquinaria:__4 años__

Capacidad instalada:_____

Capacidad aprovechada:_____

Motivos de la diferencia:______

SI	NO
X
X
X
X
X

El equipo y personal son suficientes para lograr las metas de producción

El equipo y herramientas actuales son adecuadas para las operaciones

Se le da regularmente servicio y mantenimiento al equipo

Se le da regularmente capacitación a los empleados de producción

El volumen de producción justifica en equipo y personal

PLANEACIÓN DE LA PRODUCCIÓN

La producción se realiza:

En base a pedidos específicos ___ Se produce y después se intenta colocar_x__

Se produce:

___Menos de lo que se demanda observaciones

_x__Similar a lo que se demanda observaciones

___Más de lo que se demanda observaciones

SI	NO
X
X
X
X
	X
	X
	X

Las actividades siguen una secuencia lógica

Se sabe cuanto tiempo tarda cada actividad

Se han identificado cuellos de botella en el proceso

Se utilizan requisiciones para solicitar materia prima

Se llevan registros de la producción en proceso

Se tienen registros de los artículos terminados

Se presentan paros frecuentes en la producción

Motivos de los paros:

_____Falta de materia prima _____Fallas de maquinaria

_____Errores de los empleados ______________Otros ¿qué?

Análisis del proceso productivo:

Actividades	Tiempo (hrs. Min,)	Automatizado SI NO	Cuellos de botella SI NO	Fallas frecues SI NO	¿se puede mejorar? SI NO	# De personal empleado
Amasado	1hrs	X	X	X	X	2
Extendido	4hrs	X	X	X	X	1
Cocción	5hrs	X	X	X	X	3